Glosario
Definiciones claras y precisas de los términos que los equipos de finanzas, contabilidad y tesorería utilizan para conciliación, cierre y operaciones de caja.
Sí. Las cuentas por cobrar son un activo financiero porque representan un derecho incondicional a recibir contraprestación de un cliente. Son un activo antes de convertirse en efectivo y suelen presentarse como corrientes cuando se espera realizarlas dentro del ciclo normal de operación. La clasificación, la recuperabilidad y el cobro son análisis distintos.
El análisis de variaciones es el proceso financiero de comparar un resultado real con una base definida, como un presupuesto, un pronóstico o un periodo anterior, y explicar la diferencia. La variación, también llamada desviación, se interpreta según la cuenta, la actividad y el objetivo del análisis; el cálculo por sí solo no demuestra la causa.
La aplicación de pagos en cuentas por cobrar es el proceso de asignar un pago de cliente ya recibido a una o más facturas u otras partidas abiertas. La asignación se apoya en datos como el cliente, la referencia de factura, la moneda, la fecha, el monto y la información de remesa, y cualquier diferencia queda pendiente de análisis según las políticas del equipo.
Un asiento contable es el primer registro formal de una transacción financiera en contabilidad: un registro fechado que muestra qué cuentas afecta una operación y los importes de…
El cierre contable mensual es el proceso de revisar y finalizar los registros de un periodo para que los saldos, ajustes y reportes reflejen las operaciones asignadas a ese mes. Incluye cortes, conciliaciones, ajustes respaldados y revisión; una conciliación bancaria es solo uno de sus controles.
La conciliación bancaria es un control contable que compara los registros internos de efectivo de una empresa con el extracto bancario del mismo período, para detectar, explicar y corregir antes del cierre cualquier transacción que aparezca en un lado y no en el otro.
La conciliación contable es el proceso de comparar los saldos y movimientos registrados en la contabilidad con otra fuente de información confiable para identificar, explicar y resolver diferencias. Puede aplicarse a bancos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventarios, operaciones entre compañías y otras cuentas que necesiten validación.
La conciliación del libro mayor es el control que compara el saldo y la actividad de una cuenta del libro mayor con el libro auxiliar y la evidencia correspondientes para la misma entidad, periodo, moneda y población. Su objetivo es explicar y documentar las diferencias, y corregir solo aquellas que representan errores reales.
La conciliación financiera es el proceso controlado de comparar datos financieros de dos o más fuentes, investigar y resolver diferencias y documentar el saldo o estado resultante. El objetivo es sustentar qué representan los números en una fecha o periodo definido.
Las condiciones de pago son los acuerdos que establecen cuánto, cuándo y cómo debe pagar un comprador. Pueden definir la moneda, el evento que inicia el plazo, la fecha de vencimiento, las cuotas, el método aceptado y un descuento condicionado por pronto pago. Un plazo de 30 días no basta por sí solo: también debe quedar claro desde qué fecha se calcula y si se cuentan días calendario o hábiles.
En su uso como cuenta de suspenso, una cuenta transitoria guarda temporalmente un importe cuya clasificación definitiva sigue pendiente. Mantiene la partida visible mientras el equipo investiga la evidencia y determina la cuenta correcta, a la que se traslada el importe cuando se resuelve la duda.
Los equivalentes de efectivo son inversiones de corto plazo y alta liquidez que pueden convertirse rápidamente en importes conocidos de efectivo y están sujetas a un riesgo insignificante de cambios en su valor. Los criterios de IAS 7 deben cumplirse en conjunto, por lo que la liquidez por sí sola no basta para clasificarlos.
Los gastos devengados son gastos que corresponden a bienes o servicios ya consumidos y que todavía no se han pagado. En el cierre contable, suelen registrarse aunque la factura aún no haya llegado, reconociendo el gasto del período y el pasivo pendiente de liquidación.
Los gastos pagados por anticipado son pagos realizados antes de recibir o consumir el bien o servicio relacionado. Mientras el beneficio siga pendiente, el importe no consumido suele registrarse como un activo; la parte utilizada se reconoce como gasto durante el periodo aplicable, según el marco y la política contable de la entidad.
Los ingresos diferidos son contraprestaciones recibidas, o importes exigibles de forma incondicional, antes de que la empresa entregue los bienes o servicios comprometidos. Se registran como un pasivo porque representan una obligación de desempeño pendiente. El ingreso se reconoce cuando esa obligación se cumple, de una vez o a lo largo del tiempo según la naturaleza del contrato.
Un libro auxiliar es un registro contable detallado que organiza las operaciones de una cuenta, proceso o grupo de terceros. Su saldo se integra con una cuenta de control del libro mayor, que muestra el importe resumido.
El libro mayor es el registro contable central que reúne las cuentas, operaciones y saldos de una organización. Los asientos y otros registros aprobados se contabilizan en las cuentas afectadas, donde los importes clasificados alimentan la balanza de comprobación y los estados financieros.
Una nota de débito es un documento contable o comercial que registra un ajuste vinculado a una operación anterior. Cuando la emite un vendedor para agregar un cargo, aumenta sus cuentas por cobrar y el importe que debe el comprador. En ciertos flujos de cuentas por pagar, un comprador también puede emitirla para registrar un crédito frente al proveedor, por lo que siempre debe identificarse al emisor.
Una reclasificación contable mueve un importe ya registrado a otra cuenta, categoría o distribución contable para que el registro refleje la clasificación respaldada. Corrige dónde se informa un importe; su efecto en gastos, utilidad u otros totales depende de las cuentas involucradas.
El registro a reporte, también llamado Record-to-Report (R2R), es el ciclo contable que captura las transacciones, registra y valida los datos, cierra los libros y convierte los saldos en informes financieros y de gestión. Conecta la actividad operativa con la información que usan la dirección y otras partes interesadas para entender el desempeño y la posición financiera.
Una remesa es un pago enviado a otra parte. En operaciones financieras, remesa de pago también puede referirse al conjunto de instrucciones o al archivo que una empresa envía al banco para procesar uno o varios pagos. La instrucción, el movimiento efectivo de fondos y la información usada para identificar qué se pagó son elementos relacionados, pero distintos.
Los seguros pagados por anticipado son un activo que representa la cobertura de una póliza ya pagada y todavía no consumida a la fecha de reporte. A medida que transcurre la cobertura, la parte utilizada se reconoce como gasto de seguros y reduce el activo pendiente.
Por qué este glosario
Los equipos de finanzas, contabilidad y tesorería trabajan mejor cuando comparten las mismas definiciones para cierre, matching y procesos de control.