Glosario
Definiciones claras y precisas de los términos que los equipos de finanzas, contabilidad y tesorería utilizan para conciliación, cierre y operaciones de caja.
Sí. Las cuentas por cobrar son un activo financiero porque representan un derecho incondicional a recibir contraprestación de un cliente. Son un activo antes de convertirse en efectivo y suelen presentarse como corrientes cuando se espera realizarlas dentro del ciclo normal de operación. La clasificación, la recuperabilidad y el cobro son análisis distintos.
El análisis de variaciones es el proceso financiero de comparar un resultado real con una base definida, como un presupuesto, un pronóstico o un periodo anterior, y explicar la diferencia. La variación, también llamada desviación, se interpreta según la cuenta, la actividad y el objetivo del análisis; el cálculo por sí solo no demuestra la causa.
La aplicación de pagos en cuentas por cobrar es el proceso de asignar un pago de cliente ya recibido a una o más facturas u otras partidas abiertas. La asignación se apoya en datos como el cliente, la referencia de factura, la moneda, la fecha, el monto y la información de remesa, y cualquier diferencia queda pendiente de análisis según las políticas del equipo.
Un asiento contable es el primer registro formal de una transacción financiera en contabilidad: un registro fechado que muestra qué cuentas afecta una operación y los importes de…
Un asiento contable intercompañía registra la parte de una entidad en una operación con otra sociedad del mismo grupo. Cada una contabiliza en su propio libro. Los importes recíprocos deben coincidir para la misma operación y período sobre una base monetaria comparable.
El aviso de pago es el documento o la notificación con que el pagador explica qué facturas cubre un pago, cuánto asigna a cada una y qué deducciones declara. El aviso comunica esa intención; el registro bancario confirma el importe recibido y el proveedor revisa las deducciones por separado.
El cierre contable mensual es el proceso de revisar y finalizar los registros de un periodo para que los saldos, ajustes y reportes reflejen las operaciones asignadas a ese mes. Incluye cortes, conciliaciones, ajustes respaldados y revisión; una conciliación bancaria es solo uno de sus controles.
El cierre financiero es el proceso periódico de completar los registros contables, aplicar ajustes, revisar los saldos y preparar los estados financieros. La fecha de corte delimita el período informado; un documento posterior puede respaldar un ajuste de ese período según el hecho económico y la etapa del cierre.
La concentración de efectivo es una técnica de tesorería que traslada fondos de varias cuentas bancarias a una cuenta central. Permite reunir recursos para las necesidades de liquidez de la empresa según los acuerdos de transferencia y las restricciones de cada cuenta.
La conciliación bancaria es un control contable que compara los registros internos de efectivo de una empresa con el extracto bancario del mismo período, para detectar, explicar y corregir antes del cierre cualquier transacción que aparezca en un lado y no en el otro.
La conciliación contable es el proceso de comparar los saldos y movimientos registrados en la contabilidad con otra fuente de información confiable para identificar, explicar y resolver diferencias. Puede aplicarse a bancos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventarios, operaciones entre compañías y otras cuentas que necesiten validación.
La conciliación de facturas compara la factura de un proveedor con la orden de compra y, según el control, con los comprobantes de recepción y aceptación antes de aprobar el pago. El cotejo identifica diferencias de precio, cantidad o conceptos que requieren revisión.
La conciliación de cuentas de balance verifica los saldos finales de activos, pasivos y patrimonio contra su respaldo a una fecha determinada. Las diferencias se investigan: los errores se corrigen y las partidas conciliatorias válidas conservan su explicación, evidencia y responsable.
La conciliación del libro mayor es el control que compara el saldo y la actividad de una cuenta del libro mayor con el libro auxiliar y la evidencia correspondientes para la misma entidad, periodo, moneda y población. Su objetivo es explicar y documentar las diferencias, y corregir solo aquellas que representan errores reales.
La conciliación de tarjetas de crédito es el proceso con el que una empresa comprueba que las ventas cobradas con tarjeta coinciden con lo que la adquirente liquida y con lo que finalmente entra al banco. El término se refiere a los cobros de la empresa, no al control del estado de cuenta personal de una persona.
La conciliación de transacciones es el cotejo de las partidas individuales de dos o más registros que describen la misma actividad, para verificar que cada una sea correcta y no solo que el total cuadre. El nivel es el rasgo que la define: el cotejo ocurre partida contra partida y cada una necesita su propia verificación. El conjunto de documentos que respalda cada partida depende de qué se esté comparando, y su frecuencia depende del riesgo, del volumen y de la disponibilidad de datos.
La conciliación financiera es el proceso controlado de comparar datos financieros de dos o más fuentes, investigar y resolver diferencias y documentar el saldo o estado resultante. El objetivo es sustentar qué representan los números en una fecha o periodo definido.
La conciliación intercompañía compara los saldos y operaciones recíprocas entre entidades de un mismo grupo para explicar sus diferencias de importe, moneda o período. El resultado documenta las coincidencias, las partidas pendientes y sus responsables antes de preparar los ajustes de consolidación.
Las condiciones de pago son los acuerdos que establecen cuánto, cuándo y cómo debe pagar un comprador. Pueden definir la moneda, el evento que inicia el plazo, la fecha de vencimiento, las cuotas, el método aceptado y un descuento condicionado por pronto pago. Un plazo de 30 días no basta por sí solo: también debe quedar claro desde qué fecha se calcula y si se cuentan días calendario o hábiles.
La consolidación financiera combina los estados de una matriz y sus subsidiarias controladas en un único conjunto de estados del grupo. Homogeneiza las políticas de reporte, integra las cifras y elimina los efectos internos para presentar al grupo como una sola entidad económica.
La contabilidad intercompañía es el proceso que registra, concilia y ajusta las operaciones entre entidades legales de un mismo grupo. Cada entidad conserva sus propios libros. Los saldos recíprocos se comparan para identificar diferencias, y sus efectos internos se eliminan al preparar los estados consolidados. Registrar una operación, conciliarla y eliminar su efecto en el grupo son tareas relacionadas, con controles y responsables distintos.
En su uso como cuenta de suspenso, una cuenta transitoria guarda temporalmente un importe cuya clasificación definitiva sigue pendiente. Mantiene la partida visible mientras el equipo investiga la evidencia y determina la cuenta correcta, a la que se traslada el importe cuando se resuelve la duda.
Las eliminaciones intercompañía son los asientos de ajuste que se registran al consolidar para quitar el efecto de las operaciones entre empresas del mismo grupo. Se preparan en el consolidado, no en los libros de cada entidad legal, y evitan que el resultado del grupo infle sus ingresos, sus costos y sus saldos.
Los equivalentes de efectivo son inversiones de corto plazo y alta liquidez que pueden convertirse rápidamente en importes conocidos de efectivo y están sujetas a un riesgo insignificante de cambios en su valor. Los criterios de IAS 7 deben cumplirse en conjunto, por lo que la liquidez por sí sola no basta para clasificarlos.
Los gastos devengados son gastos que corresponden a bienes o servicios ya consumidos y que todavía no se han pagado. En el cierre contable, suelen registrarse aunque la factura aún no haya llegado, reconociendo el gasto del período y el pasivo pendiente de liquidación.
Los gastos pagados por anticipado son pagos realizados antes de recibir o consumir el bien o servicio relacionado. Mientras el beneficio siga pendiente, el importe no consumido suele registrarse como un activo; la parte utilizada se reconoce como gasto durante el periodo aplicable, según el marco y la política contable de la entidad.
Los ingresos diferidos son contraprestaciones recibidas, o importes exigibles de forma incondicional, antes de que la empresa entregue los bienes o servicios comprometidos. Se registran como un pasivo porque representan una obligación de desempeño pendiente. El ingreso se reconoce cuando esa obligación se cumple, de una vez o a lo largo del tiempo según la naturaleza del contrato.
Un libro auxiliar es un registro contable detallado que organiza las operaciones de una cuenta, proceso o grupo de terceros. Su saldo se integra con una cuenta de control del libro mayor, que muestra el importe resumido.
El libro mayor es el registro contable central que reúne las cuentas, operaciones y saldos de una organización. Los asientos y otros registros aprobados se contabilizan en las cuentas afectadas, donde los importes clasificados alimentan la balanza de comprobación y los estados financieros.
Una nota de débito es un documento contable o comercial que registra un ajuste vinculado a una operación anterior. Cuando la emite un vendedor para agregar un cargo, aumenta sus cuentas por cobrar y el importe que debe el comprador. En ciertos flujos de cuentas por pagar, un comprador también puede emitirla para registrar un crédito frente al proveedor, por lo que siempre debe identificarse al emisor.
Las operaciones de tesorería son la función que dentro de una empresa gobierna el efectivo y la relación con los bancos, no la mesa de tesorería de un banco ni la tesorería del Estado. El trabajo es diario: el área establece la posición de caja, conduce los cobros y los pagos por sus cuentas, mantiene la relación bancaria y confirma lo que los bancos reportan contra lo que la empresa registró. Los pagos se autorizan según las reglas de la empresa.
Una operación intercompañía es una transacción entre dos entidades del mismo grupo empresarial, ya sea entre la matriz y su subsidiaria o entre dos subsidiarias. Cada entidad registra su parte en sus propios libros y la operación no genera ingreso ni gasto nuevo para el grupo.
Un pago en exceso es un pago superior al importe debido. Si un cliente envía más que su saldo pendiente, el excedente conserva su identificación como crédito a favor hasta que se aplica a otra obligación, se trata como anticipo o se devuelve según el proceso acordado.
Un pago insuficiente es el cobro que llega por un importe menor al facturado y deja un saldo abierto en la cuenta por cobrar. No es el pago rechazado, ni la pasarela interrumpida, ni los fondos insuficientes, ni la pensión alimenticia, ni el reclamo de consumidor: acá el dinero sí entró, entró incompleto. Tampoco es el pago parcial acordado, que puede ser legítimo y no es un faltante por excepción.
Un pago no aplicado es dinero que la empresa ya recibió y aún no asignó a una factura u otra partida abierta. El pagador puede estar identificado y faltar la distribución entre sus facturas. El cobro conserva su referencia mientras se reúne la evidencia para aplicarlo.
Una reclasificación contable mueve un importe ya registrado a otra cuenta, categoría o distribución contable para que el registro refleje la clasificación respaldada. Corrige dónde se informa un importe; su efecto en gastos, utilidad u otros totales depende de las cuentas involucradas.
El reconocimiento de ingresos es el momento en que el ingreso de una operación entra en la información financiera. Ese momento llega cuando se cumple la obligación con el cliente, no cuando se firma el contrato, ni cuando se factura, ni cuando se cobra. De ese momento dependen la cuenta de resultados, el saldo que se difiere y la cuenta por cobrar.
El registro a reporte, también llamado Record-to-Report (R2R), es el ciclo contable que captura las transacciones, registra y valida los datos, cierra los libros y convierte los saldos en informes financieros y de gestión. Conecta la actividad operativa con la información que usan la dirección y otras partes interesadas para entender el desempeño y la posición financiera.
El registro de cobros es, en su sentido contable, el asiento con el que un cobro entra en el libro: el movimiento de caja reconocido contra la cuenta por cobrar. La gestión de cobranza es otro tema. El registro asienta el dinero ya recibido: no decide a qué factura abierta se aplica el pago, que es la aplicación del cobro, ni compara el saldo interno contra el extracto.
Una remesa es un pago enviado a otra parte. En operaciones financieras, remesa de pago también puede referirse al conjunto de instrucciones o al archivo que una empresa envía al banco para procesar uno o varios pagos. La instrucción, el movimiento efectivo de fondos y la información usada para identificar qué se pagó son elementos relacionados, pero distintos.
Un roll forward es la cédula que explica cómo cambió el saldo de una cuenta entre dos períodos: parte del saldo inicial, suma las adiciones, resta las reducciones, incorpora los ajustes y llega al saldo final. La fórmula es saldo inicial más adiciones menos reducciones más menos ajustes igual a saldo final.
Los seguros pagados por anticipado son un activo que representa la cobertura de una póliza ya pagada y todavía no consumida a la fecha de reporte. A medida que transcurre la cobertura, la parte utilizada se reconoce como gasto de seguros y reduce el activo pendiente.
Por qué este glosario
Los equipos de finanzas, contabilidad y tesorería trabajan mejor cuando comparten las mismas definiciones para cierre, matching y procesos de control.