Por qué el cotejo ocurre antes del pago
Una vez que el dinero sale de la cuenta bancaria, recuperar un cobro de más depende de que el proveedor acepte emitir la nota de crédito. El cotejo se hace mientras la diferencia sigue dentro de los registros del comprador, porque los documentos se contradicen por escrito antes de que se mueva el efectivo.
La orden de compra lleva lo pactado, el comprobante de recepción lleva lo que llegó y la factura lleva lo que se cobra.
El cotejo compara registros, no la compra: no prueba que el precio pactado sea justo ni que el bien sea el correcto.
Cómo se ejecuta el cotejo, paso a paso
- Reunir los tres registros. La factura del proveedor, la orden de compra y el comprobante de recepción, vinculados al mismo proveedor y a la misma compra, con sus fechas identificadas. Sin comprobante de recepción, el cotejo queda en dos vías.
- Fijar el tipo de cotejo. Lo define el control interno y depende del tipo de compra. Dos vías compara factura y orden. Tres vías suma el comprobante de recepción. Cuatro vías incorpora la evidencia de inspección o aceptación.
- Comparar línea por línea. Primero el proveedor, el número de orden, la moneda y las condiciones de pago. Después cada línea: cantidad, precio unitario e impuesto. La comparación de línea atrapa lo que el total esconde, porque dos errores compensados dejan el total correcto.
- Clasificar y retener. Una diferencia abre una excepción con su causa identificada y un responsable. La factura queda retenida y no se paga hasta que la diferencia se resuelva.
Ejemplo ilustrativo: cantidad facturada por encima de lo recibido
| Documento del cotejo | Cantidad | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Orden de compra OC-4821 | 520 unidades | 28 | 14.560 |
| Comprobante de recepción GR-7719 | 500 unidades | 28 | 14.000 |
| Factura del proveedor FV-3054 | 520 unidades | 28 | 14.560 |
| Diferencia de cantidad | 20 unidades | – | 560 |
Qué muestra el ejemplo
Las cifras son ilustrativas: las cantidades se expresan en unidades y los precios e importes, en unidades monetarias. Suministros Delta factura a Constructora Aliso 520 unidades y el comprobante de recepción confirma 500. El precio unitario coincide en los tres documentos, así que la diferencia está en la cantidad: 520 – 500 = 20 unidades faltantes. El faltante es de 20 unidades: 20 por 28 = 560.
La factura queda retenida y el faltante pasa a excepción. Una diferencia de cantidad solo aparece cuando el comprobante de recepción entra al cotejo, que es lo que separa el de tres vías del de dos.
Los tres tipos de cotejo
El cotejo de dos vías compara la factura con la orden de compra. Verifica el precio pactado y la cantidad pedida, y no tiene con qué verificar lo que llegó al almacén. El de tres vías suma el comprobante de recepción y compara la cantidad facturada contra la recibida. El de cuatro vías incorpora la evidencia de inspección o aceptación.
Qué no prueba el cotejo
El cotejo verifica que los registros concuerden entre sí, no que la compra haya sido conveniente. Una factura puede cuadrar con la orden y el comprobante y aun así corresponder a un precio alto o a un bien distinto del que se necesitaba, porque nada de eso queda escrito en los tres documentos.
El tratamiento de la diferencia una vez clasificada es otro proceso. La conciliación fiscal también es otra cosa.
Llevar la obligación aprobada al control del pago
El cotejo de factura, orden y recepción aporta el respaldo documental para aprobar la obligación. Después hay que comparar el pago con esa obligación y con su liquidación bancaria. Los controles de pagos salientes de Simetrik cubren esta comparación, incluidos los desembolsos duplicados y las diferencias de liquidación.
La aprobación debe conservar qué se verificó en cada documento, el importe autorizado y las excepciones pendientes. Que el pago coincida con el extracto no demuestra por sí solo que el proveedor haya entregado toda la cantidad facturada.