Por que existe uma camada intermediária entre a venda e o banco
Entre a venda e o banco está a adquirente, a empresa que credencia o estabelecimento e leva o valor até a conta bancária. A adquirente desconta a sua comissão, chamada de taxa, e liquida o restante em uma data de repasse.
Por isso o valor bruto registrado na venda pode ser diferente do crédito no banco: neste caso, a diferença é a taxa retida. A forma literal, conciliação de cartão de crédito, e a forma curta, conciliação de cartão, nomeiam o mesmo processo.
Como funciona a conciliação de cartões em quatro passos
- Reúna as vendas do período. Extraia o registro de vendas com cartão do sistema de vendas, do PDV ou do e-commerce.
- Compare com o extrato de vendas da adquirente. Confronte venda por venda. Aqui aparecem os cancelamentos, as vendas em duplicidade e as vendas não registradas de um dos lados.
- Confira o arquivo de liquidação e a data de repasse. Verifique se o valor líquido é a venda menos a taxa acordada e se a data de repasse é a data liquidada.
- Valide o crédito no extrato bancário. Cada liquidação precisa aparecer como crédito na conta, na data esperada. A camada bancária é a última da sequência.
Exemplo: uma venda de R$ 1.200,00 em três camadas
Uma empresa vende R$ 1.200,00 no cartão de crédito em 10 de março. A taxa acordada com a adquirente é de 3 por cento, um percentual ilustrativo. A adquirente retém R$ 36,00 e liquida R$ 1.164,00, com repasse previsto para 12 de março.
A verificação aritmética é uma só: R$ 1.200,00 menos R$ 36,00 é igual a R$ 1.164,00. Se a adquirente informar R$ 1.140,00, a diferença de R$ 24,00 não corresponde à taxa contratada.
A camada de venda confere o sistema de vendas contra o extrato de vendas da adquirente. A de recebimento confere o extrato de vendas contra o extrato de pagamentos e mostra R$ 1.164,00 líquidos, com repasse em 12 de março. A bancária confere o extrato de pagamentos contra o extrato do banco e localiza o mesmo crédito.
Diferenças típicas e o que costuma causá-las
- Cancelamentos: a venda foi cancelada no sistema e continua no extrato da adquirente.
- Vendas em duplicidade: a mesma transação foi capturada ou registrada duas vezes.
- Vendas não registradas: a venda existe de um lado e não existe do outro.
- Aluguel da maquininha ou taxas diferentes das acordadas: o desconto aplicado não corresponde ao contrato.
- Data de repasse diferente da prevista: o crédito entra depois do prazo acordado, e a conferência acompanha essa data.
Conciliação de cartões, bancária, do gateway e de contas a receber
A conciliação bancária compara o livro razão com o extrato do banco, e a de cartões insere a adquirente no meio. A conciliação do gateway de pagamento revisa os seus registros e cobranças. A presença desses valores no arquivo da adquirente depende do arranjo entre fornecedores; a equipe identifica em qual fonte cada movimento aparece.
A conciliação de contas a receber pergunta quem ainda deve à empresa, enquanto a de cartões pergunta se a adquirente pagou o que diz o registro de vendas, líquido da taxa. A conciliação do cartão corporativo de despesas se faz contra documentos de despesa, e fica fora deste artigo.
Explicar o caminho da venda ao crédito líquido
A conferência precisa relacionar a venda bruta às tarifas, devoluções e chargebacks que explicam o crédito bancário. Na Simetrik, os controles de recebimentos cruzam esses registros com regras configuradas e destacam liquidações ausentes, duplicidades e diferenças de valor.
Para uma adquirente, entram ainda os arquivos das bandeiras e os cálculos de tarifas. O artigo sobre soluções preconfiguradas para adquirentes detalha esse cenário. O estabelecimento comercial deve partir dos relatórios e das condições de liquidação dos seus próprios provedores.