Por que conferir antes de pagar, e não depois
- Depois do pagamento, a diferença já saiu da conta e o caminho de volta é a recuperação do valor, que é mais lenta e mais incerta do que a retenção da nota.
- Antes do pagamento, os três registros ainda estão disponíveis e comparáveis: o que foi pedido, o que foi recebido e o que foi faturado.
- Uma nota que não fecha fica retida e passa a exceção, com a causa identificada e um responsável. A conferência não prova que o preço é justo nem que a mercadoria é a correta.
O que se compara em cada tipo de conferência
- Reunir os registros que respaldam a nota. O pedido de compra registra o que a empresa se comprometeu a comprar. O comprovante de recebimento registra o que chegou ao depósito. A nota do fornecedor registra o que está sendo cobrado.
- Conferência de duas vias: pedido e nota. Compara o pedido de compra com a nota e verifica item, quantidade e preço negociados. É a conferência mais simples, e não vê o que chegou fisicamente.
- Conferência de três vias: pedido, recebimento e nota. Acrescenta o comprovante de recebimento. A quantidade faturada passa a ser comparada com a quantidade que efetivamente entrou, e não apenas com a quantidade pedida.
- Quatro vias e a diferença. A conferência de quatro vias acrescenta a evidência de inspeção ou aceitação. O frete pode exigir uma verificação adicional, mas não define a quarta via. Quando um dos registros não sustenta a nota, aparece a diferença, e a nota vai para exceção.
Exemplo ilustrativo: um conceito que o pedido não previa
Exemplo ilustrativo, com valores em reais. A compradora Jatobá emitiu um pedido de compra de 300 unidades a R$ 140,00 cada, que soma R$ 42.000,00. O comprovante de recebimento confirma a entrada das 300 unidades, sem falta e sem avaria.
O fornecedor Cedro emitiu a nota com as mesmas 300 unidades e o mesmo preço unitário, mais R$ 1.260,00 de frete que o pedido de compra não previa. Verificação aritmética: R$ 43.260,00 – R$ 42.000,00 = R$ 1.260,00. A diferença é exatamente o frete sem respaldo no pedido.
A conferência acontece antes do pagamento, então a nota fica retida até que a diferença seja resolvida. Ela não prova que o preço é justo nem que a mercadoria é a correta: apenas mostra que os três registros não fecham entre si.
O que não é conferência de notas fiscais
A aplicação de pagamentos é outro objeto e outro lado da operação. Ela pertence a contas a receber, atribui um pagamento de cliente já recebido às faturas abertas e acontece depois do pagamento. Nenhuma das duas substitui a outra.
A conciliação fiscal é o cruzamento entre os documentos fiscais eletrônicos recebidos, os registros do ERP e as obrigações, sem pedido de compra e sem recibo no meio. O objetivo aqui é conferir a obrigação com o fornecedor antes de aprovar o pagamento, mantendo separadas as verificações fiscais que também forem necessárias.
Levar a obrigação aprovada ao controle do pagamento
A conferência entre nota, pedido e recebimento fornece o suporte documental para aprovar a obrigação. Depois, o pagamento deve ser comparado com essa obrigação e com a liquidação bancária. Os controles de pagamentos da Simetrik cobrem essa comparação, incluindo desembolsos duplicados e diferenças de liquidação.
A aprovação precisa preservar o que foi conferido em cada documento, o valor autorizado e as exceções pendentes. Um pagamento que coincide com o extrato não comprova, por si só, que o fornecedor entregou toda a quantidade faturada.