Por que o aviso existe
Um recebimento sem informação suficiente pode ficar sem aplicação. A equipe examina as referências do banco, os registros do portal e as confirmações do cliente; o aviso é uma fonte importante, mas não a única capaz de sustentar a destinação.
O aviso liga o valor recebido às faturas que ele quita. Com o número da fatura, o valor aplicado e as deduções declaradas, o registro no ERP segue direto. Se os demais dados não bastam, o recebimento aguarda aplicação e as faturas permanecem abertas enquanto a equipe investiga.
Como o aviso entra no processo
- Chegada, com o pagamento ou antes dele. O aviso pode vir anexado à transação, por e-mail, em portal do fornecedor ou como arquivo estruturado do sistema do pagador. Ele acompanha o pagamento ou chega antes dele.
- Extração dos dados. A leitura é manual, por OCR ou por integração. O que interessa é uma linha por fatura, com número e valor, mais o total pago, a referência da transação e as deduções.
- Cotejo com as faturas abertas. Cada linha do aviso é confrontada com a fatura correspondente. O valor aplicado tem que casar com o saldo daquela fatura, e o que não casa vira exceção.
- Aplicação e arquivamento. O valor é aplicado às faturas indicadas e o aviso fica guardado como registro do que foi cobrado. É esse arquivo que sustenta a conferência depois.
Exemplo ilustrativo: cinco faturas e uma dedução declarada
Exemplo ilustrativo, com valores em reais. A fornecedora Piratininga emitiu cinco faturas ao pagador Tarumã, num total de R$ 86.005,00: fatura 5011, de R$ 14.250,00; fatura 5012, de R$ 9.480,00; fatura 5013, de R$ 23.760,00; fatura 5014, de R$ 7.115,00; e fatura 5015, de R$ 31.400,00.
O aviso que Tarumã enviou declara o pagamento das cinco faturas, com uma dedução de R$ 2.240,00 sobre a fatura 5015. As quatro primeiras fecham pelo valor cheio. A fatura 5015 recebe R$ 29.160,00 e fica com saldo de R$ 2.240,00, exatamente a dedução declarada.
Verificação aritmética: R$ 83.765,00 aplicados mais R$ 2.240,00 de saldo = R$ 86.005,00, o total faturado.
Sem o aviso ou outra evidência de destinação, os R$ 83.765,00 poderiam aguardar aplicação. A dedução de R$ 2.240,00 permanece aberta até que seu tratamento seja validado, mesmo com o pagamento confirmado.
O que o aviso não é
Aviso de remessa também pode ser usado como tradução de remittance advice. Como remessa tem outros sentidos, o documento deve identificar o pagamento, as faturas e os valores destinados a cada uma. Uma nota fiscal de remessa ou um arquivo bancário com outro objetivo não substitui esse detalhamento apenas por compartilhar o nome.
O aviso também não é o documento que acompanha a mercadoria nem o recibo da operação, que atestam a entrega ou o envio. Ele é um documento do pagador sobre faturas, feito para permitir a aplicação do valor e a conferência do que foi quitado.
Quando o aviso falta ou chega incompleto
Quando o aviso não chega, a equipe procura informação suficiente nos demais registros. Se ela faltar, o valor permanece sem aplicação. A comunicação com a cobrança evita exigir novamente um valor já recebido enquanto a distribuição entre as faturas é esclarecida.
O aviso incompleto produz o mesmo efeito em escala menor. Sem referência suficiente para identificar a fatura, a aplicação aguarda esclarecimento; sem a dedução declarada, o valor aplicado fica menor que a fatura e sem explicação registrada.
Relacionar o aviso ao recebimento efetivo
A comparação útil reúne o que o pagador declara, o que entrou no banco e o que permanece em aberto no contas a receber. A Simetrik compara referências e valores fornecidos aos controles de conciliação configurados e expõe registros sem correspondência para investigação. Uma dedução declarada ainda exige aceitação e tratamento pelo fornecedor.
O guia de preparação de registros de pagamentos explica por que identificadores, datas e formatos precisam ser alinhados antes do cruzamento. Preservar o aviso junto aos dados extraídos permite verificar se a diferença veio da instrução do pagador, do valor recebido ou da preparação dos dados.