Por que a conciliação faz parte do fechamento contábil?
No fechamento, não basta somar os lançamentos. A equipe precisa verificar se os saldos do razão encontram respaldo nos controles e documentos usados pela empresa. Essa conferência ajuda a localizar duplicidades, omissões, valores registrados na conta errada e diferenças de período antes que uma pendência se acumule.
A conciliação pode abranger contas a receber, contas a pagar, caixa, estoques, folha, ativos, empréstimos e operações entre empresas do mesmo grupo. A conciliação bancária é uma aplicação importante, mas representa apenas uma parte da rotina contábil.
Na Simetrik, a conciliação de contas pode usar regras de correspondência configuradas para comparar registros e destacar itens não conciliados. A rastreabilidade dos controles configurados e das ações realizadas ajuda a revisar o que foi executado, enquanto os itens não conciliados e as exceções permanecem disponíveis para análise humana.
Como fazer uma conciliação contábil?
- Defina a conta e a data de corte. Determine qual saldo será conferido, qual período está em análise e quais registros pertencem ao fechamento. Esse recorte evita misturar movimentos de competências diferentes.
- Reúna os registros e os documentos de suporte. Separe o razão contábil e a fonte usada como referência, como relatório auxiliar, extrato, fatura, contrato ou comprovante. Confirme que os materiais cobrem o mesmo período.
- Compare os valores e investigue as diferenças. Relacione os itens correspondentes e destaque o que ficou sem par. Depois, classifique a causa, por exemplo, diferença de data, lançamento ausente, duplicidade ou classificação incorreta.
- Trate e documente a pendência. Faça a correção sustentada pelos documentos ou registre a diferença temporária para acompanhamento. Ao final, guarde a memória da conciliação, as evidências e a conclusão da revisão.
Exemplo de conciliação no fechamento mensal
Em um exemplo ilustrativo de fechamento mensal, o razão contábil mostra saldo de R$ 124.200,00 em contas a receber, enquanto o relatório auxiliar mostra R$ 125.000,00. A diferença é de R$ 800,00.
A conferência identifica uma nota de crédito de R$ 800,00 já registrada no razão, mas ainda ausente no relatório auxiliar. Após confirmar o documento, a equipe reduz o saldo auxiliar em R$ 800,00. O cálculo fica R$ 125.000,00 menos R$ 800,00, resultando em R$ 124.200,00. Os saldos passam a coincidir, e a nota de crédito fica anexada à memória da conciliação.
Toda diferença exige um ajuste contábil?
Não. Uma diferença pode decorrer apenas do momento em que um evento aparece em cada fonte, como um valor registrado internamente que ainda não consta no relatório externo na data de corte. Nesse caso, a equipe documenta a diferença temporária e acompanha sua baixa.
Quando a análise encontra um lançamento ausente, duplicado ou classificado de forma incorreta, pode haver necessidade de correção. O tratamento deve corresponder à causa encontrada e contar com documento de suporte, sem forçar os saldos a coincidir.