Por qué existe una capa intermedia antes del banco
Entre la venta y el banco está la adquirente, la entidad que procesa el cobro con tarjeta a nombre del comercio. La adquirente no transfiere el importe completo de la venta: descuenta su comisión y liquida el neto en una fecha acordada.
Ese descuento y ese desfase de fechas explican por qué el proceso no se resuelve comparando el registro de ventas contra el extracto del banco. La capa intermedia existe para explicar esa diferencia antes de llegar al banco.
Cómo funciona la conciliación de tarjetas de crédito
- Capa de venta: el registro de ventas contra el extracto de la adquirente. La empresa confronta su sistema de ventas con el extracto que emite la adquirente. Cada operación cobrada con tarjeta debe aparecer del otro lado por un importe y una fecha compatibles con las reglas de corte y liquidación acordadas.
- Capa de recepción: el extracto de ventas contra el extracto de pagos. La adquirente agrupa las ventas en lotes y liquida cada lote. Esta capa comprueba que el total de ventas del período corresponda con lo que la adquirente reconoce como pagado.
- Capa bancaria: el extracto de pagos contra el extracto del banco. La última capa confronta el extracto de pagos de la adquirente con el extracto de recepción del banco. Es la capa de cierre y responde a otra pregunta: qué llegó a la cuenta.
Ejemplo con una venta, la comisión y la fecha de liquidación
Una empresa cobra con tarjeta una venta de 100.000 unidades monetarias el 3 de marzo. La adquirente descuenta una comisión de 2,5 por ciento, equivalente a 2.500 unidades monetarias, y liquida el neto el 8 de marzo.
El importe liquidado es 100.000 menos 2.500, es decir 97.500 unidades monetarias. La comisión es ilustrativa y no representa condiciones de mercado. El registro de ventas muestra 100.000, el extracto de la adquirente muestra 97.500, y la diferencia de 2.500 es la comisión.
Diferencias típicas y qué las causa
- Cancelaciones y devoluciones que la adquirente descuenta del lote antes de liquidarlo.
- Ventas duplicadas, cuando el mismo cobro se registra dos veces en el sistema de ventas.
- Ventas no registradas, cuando el cobro aparece en el extracto de la adquirente pero no en el sistema de ventas.
- Alquiler del terminal o comisiones distintas de lo acordado, que cambian el neto liquidado.
Qué no cubre esta conciliación
La conciliación de tarjetas de crédito no es la conciliación bancaria: la bancaria compara el libro mayor contra el extracto del banco, y la de tarjetas inserta a la adquirente en el medio.
La conciliación de pasarela revisa sus registros y cargos. Su presencia en el archivo de liquidación de la adquirente depende del acuerdo entre proveedores; antes de comparar, se identifica qué fuente informa cada comisión y movimiento. La conciliación de cuentas por cobrar pregunta quién le debe todavía a la empresa, mientras que acá la pregunta es si la adquirente pagó lo que dice el registro de ventas, neto de la comisión acordada. La tarjeta corporativa de gastos se concilia contra documentos de gasto y queda fuera de este artículo.
Cómo se le llama en la región
La forma larga, conciliación de movimientos de las tarjetas de crédito, también se usa. En Argentina se observa conciliación de ventas, y el lenguaje de la adquirente en ese mercado habla de cupones, acreditaciones y liquidación.
Seguir la venta hasta el abono bancario
El control debe explicar cómo la venta bruta se convierte en el abono neto después de comisiones, devoluciones y contracargos. La conciliación de cobros de Simetrik cruza esos registros con reglas configuradas y expone liquidaciones faltantes, duplicados y diferencias entre lo esperado y lo recibido.
Para un adquirente también importan los archivos de las redes y el cálculo de cargos. Las soluciones preconfiguradas para adquirentes desarrollan ese contexto. Un comercio necesita configurar el control con los reportes y acuerdos de sus propios proveedores.